できる人がやっている”上手な会議のやり方”の上手な裏技とは？

いそがしい時にかぎって、
会議のオンパレードだったり……

出席しなくてもいいんじゃないかなぁ〜？
と思いながらも出席する会議・・・

会議を減らしたぃ〜

なくなれば、この仕事が完成できるのに….

しょうがなく、中断して参加しても結局、
一言も話さず終了して帰ってくる。

こんな会議やミーティングが日常茶飯事になっていて、
重要な仕事に集中できない！

このような会議に、
振り回されない、

会議の上手なやり方を
お伝えしていきます。

やることは非常にシンプルだけど、効果は抜群！

そうかぁ！この手があったか〜
という内容です。

それでは、会議を減らす会議を開始していきましょう！

できる人がやっている一番うまい会議のやり方

チームのメンバーが増えれば増えるほど、
会議やミーティングをいかに効果的に行うかというのは、
その組織のパフォーマンスに大きく影響します。

そのために考えるべきことが、
いかに少なくするか！

会議やミーティングは、タイムアウトであり
その時間が長いほど、ビジネスの世界では負けてしまいます。

必要ではあるが、増やしてはいけないものという前提に、
以下の3つを意識して、チーム内で仕事を進める必要があります。

• 1. 参加者を減らす
• 2. 回数を減らす
• 3. 時間を減らす

これらを常に考えておく必要があります。

会議をしていると、仕事を捗らしている気分になりがちです。
でもほとんどの場合、そんなに仕事は進歩はしていません。

じつは会議のほとんどは、仕事の中断になっていることが現実です。

できる人の会議は何やっているのか？

会議のタイプはおもに、以下の3種類になります。

• 意思決定のための会議
• 情報共有のための会議
• 企画・アイデア出しの会議

この中で、参加者も時間も回数も削りやすいのが、
情報共有のための会議。

1番と3番は減らすのは難しいが、
2番は工夫すれば、減らすことができる部分です。

できる人がやっている会議の減らし方とは？

やることは簡単！

パソコン上で、ドキュメント共有するだけです。
配信者は文書化に伴い、内容や構成を考えて発信しているので、
内容が絞られ、端的かつ明解になっている。

逆に、参加側は都合の良いときに閲覧できるので、
時間的な消耗を回避できることになります。

10人で一時間の会議を開けば、10時間分の時間を
消費したことになります。

このような会議を
週に2回も3回も行っていれば、

単に仲良し組織になるか？

対立だけの険悪な組織になるか？

の二択ですよね。

当然、ライバルには勝てることは一生ないでしょう。

ファシリテーター役の人は、ドキュメント化するのに、
労力を必要とされるが、他9人分の時間 (9時間) という、
時間泥棒を防ぐことができます。

社内であれば、メモや簡易文書ぐらいの簡素化しておけばいいでしょう。

このようにすれば、
時間の節約と人的リソースの稼働効率があがります。

上手な会議のやり方の上手な裏技とは？

会議のファシリテーターにとって、文書化する
書くという作業は、なんの準備もなしにやるのは大変です。

なので、テンプレートをつくっておくことをオススメします。

このテンプレートの作り方はシンプルに、
構成と伝える順番だけをテンプレート化しておけばいいだけです。

例えば、

• なぜを伝える。(今、なぜこれをやるのか？やらないといけないか？を説明)
• やることを伝える。(なにをやればいいのか)
• どうやるのかを伝える。(具体的なステップ1.2.3)
• どうなるのかを伝える。(行動した結果予測)

まずはアップしてその後、指摘や質問をブラッシュアップ
すれば、共有もでき配布するごとに質も上がっていきます。

それをバージョンUP型のテンプレートにしていけば、
新人さんでも書ける、ペーパー会議書ができ上がります。

これで会議を減らせ、会議を開くにも各人が予習を
しているので、最重要項目だけに取りかかれます。

できる人がやっている会議の習慣

一見、文書化するのに労力を使っているなら、
会議を開いて話している方が、効果的と思われるかもしれません。

みんなで喋った方がアイデアも出て、お互い楽に進められる
と思われることでしょう。

ついつい会議のディスカッションの楽な方を選んでしまいがちです。

でも会議のファシリテーター役は、ドキュメント化を習慣にし、
誰にでも書けるテンプレを完成させ、ドキュメント化すれば会議が大幅に減らせます。

とくに、情報共有だけの会議 では効果的なものになります。

PS,

実際、このブログも40分ほどかかって書きました。

こんなの書くより、対面会議やオンライン上で、
「あのさぁ〜」と喋った方が、断然にラクなんです。

でも書くとなれば、考えを整理して論理的にして、
伝える順番と構成と…..

と、それなりに労力を使います。

でもこれによって、大勢の人に一気に読んでもらえるし
読み返すこともでき、アーカイブ化できます。

プロジェクト外の人にも、工程作業やアピールにも
なったりします。

これらを会議で開いて、テーマを浸透させるのは
どれくらい時間が必要でしょうか？

1 to 1 コミュニケーションやデスカッション、
会議やミーティングは必要不可欠です。

でも重要以外なことは、予め通達しておけば
もっとも重要なことに集中して議論ができます。

ぜひ、試してみてください。